湖南第一师范学院校友接待管理办法

第一章 总则

第一条 为规范校友接待工作，增强校友归属感，促进校友与母校的交流合作，结合湖南第一师范学院（以下简称“学校”）校友会实际情况，制定本办法。  

第二条 适用范围：校友返校活动、校庆日、学术交流、捐赠仪式、校企合作洽谈等各类校友活动。  

第三条 基本原则：热情周到、规范高效、节俭务实、注重长效。

第二章 接待范围与分类

第四条 接待对象  

1.以班级、年级、地区或行业为单位组织的校友集体返校活动。  

2.杰出校友（如省级以上荣誉获得者、知名企业家、教育界领军人物等）个人返校。  

3.校友企业代表、合作单位来访。  

4.各地校友会负责人、各年级和班级校友联络员。

第五条 接待分级

1.校级接待：省级以上领导校友、知名专家学者、大型捐赠校友、校企合作重要代表，由校领导牵头，校友会秘书处统筹。  

2.院系级接待：普通校友团体或个人返校，由所属院系负责，校友会秘书处协调资源。  

3.日常接待：散客校友参观、档案查询等，由校友会办公室直接对接。

第三章 接待流程与职责分工

第六条 前期准备  

1.预约登记：校友返校需提前与校友会秘书处联系，说明时间、人数、需求等。  

2.方案制定：校友会秘书处会同相关部门拟定接待方案（含场地、食宿、校园参观、座谈流程等），做好校友返校接待安排。  

3.资源协调：  

- 后勤处：协助校友会秘书处安排会议室、车辆、餐饮等。  

- 宣传部：协助校友会秘书处负责摄影摄像、新闻稿发布。  

- 相关院系：组织师生代表参与座谈，提供校友在校档案资料。

- 相关部门：协助校友会秘书处处理校友关切的其它事项。

第七条 接待实施  

1.入校服务：校友凭校友卡或与校友会秘书处的预约信息入校，校友会秘书处向校友发放校徽、校园文化手册、校友会宣传资料等。  

2.活动安排：  

- 校史馆、毛泽东与第一师范纪念馆定点讲解。  

- 组织“校友讲堂”“师生代表座谈会”“校友代表座谈会”等特色活动，邀请校友分享职业经验。  

3.专人陪同：校级接待由校友会秘书长全程跟进，院系级接待指派1名教师或学生志愿者对接。  

第八条 后期跟进  

1.资料归档：活动结束后3日内整理照片、视频、校友建议、校友信息等资料存档。  

2.反馈机制：向校友发送满意度调查问卷，优化后续服务。  

3.长效联系：将校友纳入对应地区/行业分会，定期推送母校动态。

第四章 接待标准与经费管理

第九条 经费来源

1.学校校友工作专项经费。  

2.校友捐赠指定用于接待的款项。  

3.院系自筹经费（需符合财务制度）。  

第十条 开支标准

1.餐饮：校友接待按照会议接待的标准，参照《湖南省省直机关会议费管理办法》（2018年修订版）执行。  

2.住宿：优先协调校内培训中心，校外住宿按学校差旅标准执行。  

3.交通：集体活动可租用学校大巴，特殊情况需用车报批。  

4.严禁支出：高档礼品、景区门票、娱乐消费等。  

第五章 制度保障

第十一条 预约制度：未提前预约的校友，原则上不安排专项接待，可提供自助参观指引。  

第十二条 信息保密：校友联系方式、职务等信息仅限内部工作使用，不得外泄。  

第十三条 考核激励：将校友接待纳入院系年度考核，对表现突出的师生志愿者给予表彰。

第六章 附则

第十四条 特殊情形：如遇疫情、自然灾害等，启动应急预案，调整为线上接待或延期举办。  

第十五条 本办法由湖南第一师范学院校友会秘书处负责解释，自发布之日起实施。

                                                                                                                            湖南第一师范学院校友会

                                                                                              2021年12月15日

湖南第一师范学院校友会（基金会）信息发布管理办法

根据我校宣传工作有关规定和坚持正确舆论导向的有关要求，为进一步加强和规范校友会（基金会）网站、微信平台、QQ群、《湖南第一师范学院校友会简讯》等宣传平台的管控，特制定本办法。

一、信息发布要求

发布的信息必须符合国家法律和法规，必须弘扬主旋律，传播正能量。不得含有下列内容：

1.违反宪法所确定的基本原则；

2.危害国家安全，泄露国家秘密，煽动颠覆国家政权，破坏国家统一；

3.损害国家的荣誉和利益；

4.煽动民族仇恨、民族歧视，破坏民族团结；

5.破坏国家宗教政策，宣扬邪教，宣扬封建迷信；

6.散布谣言，编造和传播假新闻，扰乱社会秩序，破坏社会稳定；

7.散布淫秽、色情、赌博、暴力、恐怖或者教唆犯罪；

8.侮辱或者诽谤他人，侵害他人合法权益；

9.法律、法规禁止的其他内容。

二、信息发布程序

1. 负责宣传工作的管理人员对宣传内容要严格审核、管理，以确保公开发布的信息的保密性、合法性、真实性、准确性，坚决禁止不健康、不合法的信息公开发布。

2．信息员采集的信息经交由部门负责宣传工作的管理人员审核，根据分级发布和分级负责原则，对照有关规定审定方可提交上网发布。

3.发布信息实行逐级审核制度，在部门网站、微信平台、QQ群发布常规信息前，由部门负责宣传工作的管理人员初审，部门负责人审核后发布；在学校网站和《湖南第一师范学院校友会简讯》发布重大信息必须由部门负责宣传工作的管理人员初审，部门负责人复审，学校宣传部审核，学校主管领导核准后发布。

三、 信息审核内容

1.发布的信息是否涉及秘密；

2.发布的信息是否符合国家大政方针和法律法规的相关规定；

3.发布的信息是否符合保护知识产权的有关规定；

4.发布的信息是否会给其他单位、个人造成危害；

5.发布的信息是否有利于学校的宣传和发展；

6.发布的上网信息目前对外发布是否适宜；

7.发布的信息中的统计数据是否准确；

8.发布的信息格式是否正确。

四、网络平台维护

1.网络管理人员必须认真处理网站数据，及时检查相关发布信息，一旦发现网页篡改或出现本制度第一条禁止发布的有害信息时，应按照国家有关规定，删除本网络中含有上述内容的地址、目录或者关闭服务器。并保留原始记录，及时向单位领导和公安机关报告。

2. 建立上网信息复查制度，指定专人负责上网信息复查工作，发现问题应及时更正，及时撤除不符合规定的上网信息。造成影响的要追究相关人员责任，并由责任人负责消除。

                                            湖南第一师范学院校友会

                                          湖南第一师范学院教育基金会

                                                 2019年2月10日

湖南第一师范学院教育基金会接待管理办法

第一章 总则

第一条 为规范湖南第一师范学院教育基金会（以下简称“基金会”）接待管理工作，提升接待工作效能与规范化水平，保障接待工作合规、节俭、务实、高效开展，根据《慈善法》《基金会管理条例》等相关法律法规，参照《湖南省党政机关国内公务接待管理办法》相关规定，结合基金会工作实际，特制定本办法。

第二条 本办法所称接待，指基金会因捐赠洽谈、项目合作、交流访问、考察调研、会议活动等工作需要，接待国内外一师校友、捐赠人、合作单位、兄弟基金会、专家学者、社会贤达以及其他相关单位或个人的行为，在接待工作中必须严格执行接待审批流程。

第三条 接待工作应遵循以下原则：

（一）对口对等原则：根据来访单位性质、来访事由及人员职级，由基金会对应部门或负责人对口接待。

（二）务实节俭原则：严格界定接待范围、严控接待标准，简化礼仪流程，精简陪同人员，坚决杜绝奢侈浪费行为。

（三）合规透明原则：严格遵守国家法律法规及基金会财务管理制度，确保接待事项真实合规、票据合法有效、手续完备规范、流程公开透明。

（四）热情周到原则：在合规节俭的前提下，做到礼貌、热情、细致、周到，充分展现基金会良好社会形象。

第二章 接待范围

第四条 接待活动主要分为以下三类：

（一）重要接待：接待一师杰出校友、重要捐赠方代表、重大合作项目伙伴、国内外知名专家学者、具有广泛社会影响的公众人物，以及对基金会发展有重要推动作用的单位或个人。

（二）一般接待：接待返校参加会议、座谈等活动的一师校友，以及开展常规捐赠咨询、项目洽谈、工作交流、学习考察的普通捐赠人、合作单位代表、兄弟单位同仁等。

（三）会议、活动接待：基金会主办或承办的各类会议、庆典、仪式、培训等活动中产生的接待任务。

第五条 严格限定接待范围。无实质性工作内容、未经批准的参观、考察、调研等活动，不予接待。与基金会工作无关联的人员，不得纳入接待范围。

第三章 接待审批与管理

第六条 实行接待审批制度。所有接待活动须事先履行申请程序，经批准后方可组织执行。

（一）重要接待：由承办部门填写《接待审批单》，报秘书长审核，由理事长（或授权副理事长）批准。

（二）一般接待：由承办部门填写《接待审批单》，报秘书长批准。

（三）会议、活动接待：纳入会议或活动整体方案，按相关审批流程一并报批。

第四章 接待标准

第七条 接待活动应优先安排在基金会会议室或学校指定适宜场所进行。确需安排住宿、用餐、交通的，应参照湖南省相关公务接待标准，结合基金会实际情况从严控制。

第八条 用餐标准参照《湖南省党政机关国内公务接待管理办法》标准执行。

第五章 费用结算与报销

第九条 接待费用结算须严格按照审批预算执行，严禁超预算支出。所有接待费用报销须提供合法票据、审批单，并附邀请函（或活动通知、会议纪要、工作方案、新闻报道等）作为佐证材料。

第十条 报销流程：经办人整理齐全票据和证明材料 → 部门负责人审核 → 财务人员审核票据合规性及标准执行情况 → 秘书长审批 → 理事长或授权副理事长签批（重要接待或大额费用）。

第十一条 接待费用实行一事一结，及时报销制度。不得以签单、赊账等方式结算接待费用，不得将接待费用转嫁至其他单位或个人，不得在专项捐赠资金中列支与项目无关的接待费用。

第十二条 基金会财务部门应定期对接待费用支出情况进行汇总分析，形成专项分析报告并向理事会报告。

第六章 监督检查

第十三条 基金会理事会、监事（会）应加强对接待工作的监督检查力度。秘书处应定期在内部通报接待制度执行情况。

第十四条 接待工作应自觉接受捐赠人、审计部门及社会各界的监督。

第七章 附则

第十五条 本办法由湖南第一师范学院教育基金会秘书处负责具体解释。

第十六条 本办法自基金会理事会第三届第六次会议审议通过之日起试行。基金会原有相关规定与本办法不一致的，以本办法规定为准。